Executive Administrative Assistant (w/m/d)

Arbeitsort

Zurich (Zürich)

Ihr Aufgabengebiet

• Koordination von Terminkalendern für zugewiesene Führungskräfte im Bereich Global Medical, inklusive Abstimmung über Funktionen, Regionen und Zeitzonen hinweg
• Organisation von nationalen und internationalen Reisen inklusive Flügen, Unterkünften, Transport und Reiseplänen
• Erstellung und Abstimmung von Spesenabrechnungen gemäss internen Richtlinien
• Unterstützung von Führungskräften und Teams bei administrativen Anliegen mit hoher Genauigkeit und Professionalität
• Lokaler administrativer Ansprechpartner für Global-Medical-Aktivitäten am Standort Zürich
• Zusammenarbeit mit administrativen Kolleginnen und Kollegen in Wien, Cambridge, Bengaluru und weiteren Standorten
• Bearbeitung, Priorisierung und Nachverfolgung administrativer Anfragen über etablierte Supportprozesse
• Unterstützung bei On- und Offboarding-Aktivitäten, inklusive Zugangskoordination, Einführungsplänen und Teaminformationen
• Koordination von Büromaterial, Facility- und IT-Anfragen sowie weiteren Arbeitsplatzbedürfnissen
• Organisation der Logistik für grössere Meetings, Town Halls, Workshops, Offsites und Teamevents
• Verwaltung von Meeting- und Vor-Ort-Logistik, inklusive Räumen, Catering, Besucheranmeldung und Technik
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Verteilung von Agenden, Unterlagen und Kommunikationsmaterialien
• Mitwirkung bei Mitarbeiteranerkennung und Engagement-Aktivitäten
• Abstimmung mit Workplace Experience, Kommunikation, HR und IT-Teams
• Unterstützung administrativer und operativer Projekte durch Nachverfolgung von Aktionen, Zeitplänen und Dokumentation
• Pflege von Trackingtools zur Überwachung von Anfragen und wiederkehrenden Aufgaben
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung von administrativen Playbooks, Vorlagen und Prozessdokumentationen
• Identifikation wiederkehrender administrativer Herausforderungen und Vorschlag praktischer Verbesserungen
• Einsatz von Microsoft 365 Copilot und weiteren KI-gestützten Tools zur Effizienzsteigerung
• Nutzung von Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Word, SharePoint, OneDrive, Forms und Loop
• Bereitstellung von Vertretungsunterstützung bei Abwesenheiten und Spitzenzeiten
• Flexible Anpassung an wechselnde Aufgaben und Prioritäten innerhalb des Teams

Was Sie mitbringen

• Nachgewiesene Erfahrung in der administrativen Unterstützung in einer globalen oder teambasierten Organisation
• Erfahrung in der Koordination von Terminen, internationalen Reisen, Spesenabrechnungen, Meetings und Events
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement bei mehreren gleichzeitigen Anfragen und Fristen
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Hohe Professionalität und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sehr gute Detailgenauigkeit bei Dokumenten, Präsentationen und administrativen Unterlagen
• Fähigkeit, in einem Shared-Service- oder teambasierten Supportmodell effektiv zu arbeiten
• Erfahrung in der Koordination über verschiedene Kulturen, Regionen und Zeitzonen hinweg
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 Anwendungen und digitalen Kollaborationsplattformen
• Bereitschaft, KI-gestützte Produktivitätstools verantwortungsvoll zu erlernen und einzusetzen
• Erfahrung in der Unterstützung mehrerer Führungskräfte oder Teams in einer globalen Organisation, idealerweise im Gesundheits- oder Life-Sciences-Umfeld von Vorteil
• Erfahrung in der Koordination internationaler Reisen, regionsübergreifender Meetings und grosser Events von Vorteil
• Erfahrung als lokale administrative Ansprechperson für ein globales Team von Vorteil
• Erfahrung mit zentralisierten Anfrage- oder Ticketing-Prozessen von Vorteil
• Bachelorabschluss oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und relevanter Berufserfahrung von Vorteil
• Fliessende Englischkenntnisse zwingend erforderlich
• Deutschkenntnisse oder weitere europäische Sprachkenntnisse von Vorteil

Was Sie erwartet

• Zahlreiche individuelle Benefits

Zum Klienten

Weitere Informationen zum Klienten und laufend neue Jobchancen erhalten Sie nach Ihrer Anmeldung und dem Onboarding per Mail oder online. Wir freuen uns, Sie persönlich bei unserem Klienten vorstellen zu dürfen!