Team Assistant within Global Advisory Division (w/m/d)

Arbeitsort

Zurich (Zürich)

Ihr Aufgabengebiet

• Umfassende administrative Unterstützung des Teams sowie Koordination der täglichen Abläufe
• Unterstützung eines VP/Director bei Agendaverwaltung, Priorisierung und allgemeinen administrativen Aufgaben
• Mithilfe bei der umfassenden Planung von Projektmeetings
• Verantwortung für Büromaterialbestellungen und effiziente Bestandsverwaltung
• Vertretung bei Abwesenheit, Ferien oder Spitzenzeiten zur Sicherstellung der Kontinuität der Unterstützung für Führungskräfte
• Unterstützung im Rechnungsprozess, inklusive Vorbereitung und Nachverfolgung von Rechnungen
• Mitwirkung bei der Organisation von Events, z. B. Einladungen, Unterlagen und Vor-Ort-Betreuung
• Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen, inklusive Verwaltung von Geräteübergaben und -rückgaben
• Koordination der Vorbereitung und Prüfung von Drittparteiendokumenten sowie Ablage in der Datenbank
• Abstimmung von Spesen und Forderungen zeitnah und korrekt
• Vorbereitung von Sitzungszimmern für Kundentermine, Empfang der Kunden sowie Sicherstellung eines ordentlichen Zustands der Räume nach dem Meeting
• Übernahme weiterer Aufgaben im Rahmen der eigenen Fähigkeiten nach Bedarf

Was Sie mitbringen

• Kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Hotelfach oder vergleichbare Qualifikation
• Gute MS-Office-Kenntnisse
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten auf allen Ebenen
• Hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen, Dokumenten und Projekten
• Gute Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
• Proaktive Einstellung mit Eigeninitiative, Genauigkeit und Zuverlässigkeit
• Selbstmotivierte, belastbare und flexible Persönlichkeit mit gutem Urteilsvermögen und gesundem Menschenverstand
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Fristen einzuhalten

Was Sie erwartet

• Zahlreiche individuelle Benefits

Zum Klienten

Weitere Informationen zum Klienten und laufend neue Jobchancen erhalten Sie nach Ihrer Anmeldung und dem Onboarding per Mail oder online. Wir freuen uns, Sie persönlich bei unserem Klienten vorstellen zu dürfen!