Paralegal / Legal Assistant (w/m/d)

Arbeitsort

Zürich (Zürich)

Ihr Aufgabengebiet

• Unterstützung beim Corporate Housekeeping für Schweizer Gesellschaften und weltweite Tochtergesellschaften, inklusive Aktualisierung von Handelsregisterdaten
• Pflege der elektronischen Datenbank (Onesense) sowie Erstellung von Protokollen für Verwaltungsrats- und Generalversammlungen
• Pflege von Organigrammen und Gesellschaftslisten, laufend und periodisch
• Verwaltung und Pflege des Papier- und elektronischen Archivs für Legal und Compliance sowie der internen Dokumenten- und Vertragsmanagementsysteme
• Einholen von Unterschriften für Verträge und andere rechtliche Dokumente
• Erstellung von Vollmachten sowie Organisation von Beglaubigungen und Apostillen
• Schulung von Mitarbeitenden zu Vertragsmanagement-Richtlinien und Überwachung der Einhaltung am Hauptsitz und in den Tochtergesellschaften
• Mitorganisation von Schulungen zu Legal und Compliance, Nachverfolgung der Teilnahme sowie Erstellung entsprechender Erinnerungen und Berichte
• Koordination der Einführung von Vorlagen und Prozessen des Hauptsitzes in den weltweiten Tochtergesellschaften
• Unterstützung bei der Verwaltung des Budgets für Legal und IP sowie Erstellung des entsprechenden Reportings
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen externer Anwaltskanzleien und anderer Dienstleister, Erstellung von Bestellungen und Mandatsvereinbarungen
• Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Rechtsinhalten im Intranet (SharePoint) sowie Verfassen interner Mitteilungen zu rechtlichen Themen oder aktualisierten Richtlinien
• Unterstützung bei der Organisation interner Veranstaltungen im rechtlichen Bereich, wie zum Beispiel des Legal Open House
• Allgemeine Unterstützung der Teams Legal und Compliance bei verschiedenen Prioritäten und Initiativen

Was Sie mitbringen

• Mehrjährige Erfahrung (5+ Jahre) als Paralegal, Legal Assistant oder in einer ähnlichen Position in einem internationalen Unternehmen oder einer Anwaltskanzlei, idealerweise mit einer zertifizierten Ausbildung im Bereich Paralegal
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel
• Bereitschaft und Fähigkeit, neue Computersysteme zu erlernen; Kenntnisse im Bereich KI-Tools von Vorteil
• Hohe Genauigkeit und Reaktionsschnelligkeit
• Selbstständige Arbeitsweise, sowohl eigenständig als auch unter Anleitung
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu koordinieren und zu priorisieren sowie Eigeninitiative zu zeigen
• Sicheres Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Personen auf globaler Ebene und verschiedenen Unternehmensstufen
• Positive Teamplayer-Mentalität und aktiver Beitrag im Teamumfeld

Was Sie erwartet

• Monatlicher Beitrag an die Krankenversicherung
• 25 Tage Jahresurlaub sowie zusätzlich 8.5 freie Tage für Mitarbeitende am Hauptsitz
• Flexible Arbeitsmodelle mit der Möglichkeit, bis zu zwei Tage pro Woche im Homeoffice zu arbeiten
• Exklusive Produktrabatte sowie Zugang zu Mitarbeiterverkäufen in der firmeneigenen Boutique
• Unbegrenzter Zugang zum internen Weiterbildungsprogramm sowie zur LinkedIn-Learning-Plattform
• Interne und internationale Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Unternehmensgruppe
• Prämien für erfolgreiche Mitarbeiterempfehlungen

Zum Klienten

Weitere Informationen zum Klienten und laufend neue Jobchancen erhalten Sie nach Ihrer Anmeldung und dem Onboarding per Mail oder online. Wir freuen uns, Sie persönlich bei unserem Klienten vorstellen zu dürfen!